Como preparar a sua empresa para as auditorias de segurança do trabalho em 2025

Com as auditorias de segurança do trabalho em Portugal cada vez mais exigentes, é essencial que as empresas estejam devidamente preparadas para enfrentar as inspeções previstas para 2025. A legislação portuguesa tem reforçado a importância da segurança e saúde do trabalho, com normas que vão desde a prevenção de riscos até à documentação obrigatória. Assim, mais do que uma obrigatoriedade legal, a preparação para essas auditorias é uma oportunidade para fortalecer a cultura de segurança e garantir o bem-estar dos colaboradores. Neste artigo, vamos explorar as etapas fundamentais para que a sua empresa esteja pronta para responder às exigências das auditorias de segurança do trabalho, promovendo um ambiente laboral seguro e em conformidade com a legislação vigente.

Importância das Auditorias de segurança do trabalho

As auditorias de segurança do trabalho são essenciais para garantir que as empresas estão em conformidade com as regulamentações legais e para promover um ambiente de trabalho seguro e saudável. Em Portugal, a segurança do trabalho é regida por um conjunto de normas e regulamentos que visam a prevenção de acidentes e doenças profissionais, assegurando o bem-estar dos colaboradores e a integridade das operações empresariais.

Uma das principais razões para a realização das auditorias é identificar potenciais riscos no local de trabalho e garantir que todas as medidas preventivas estão implementadas. Uma auditoria permite uma visão completa da situação atual da empresa em termos de segurança, expondo falhas ou áreas que precisam de melhorias antes que elas se tornem problemas maiores. Esta abordagem preventiva é fundamental, uma vez que evita acidentes que poderiam ter impactos graves, tanto para a vida dos trabalhadores quanto para o desempenho da empresa.

Além disso, a conformidade com as normas de segurança do trabalho pode trazer diversos benefícios para a empresa. Primeiramente, evita problemas legais e penalizações financeiras, uma vez que o não cumprimento das normas portuguesas de SST (Segurança e Saúde no Trabalho) pode resultar em multas pesadas e até em interrupção das atividades. Em segundo, estar em conformidade com as normas de segurança contribui para a criação de uma reputação positiva, mostrando um compromisso genuíno com o bem-estar dos funcionários e a responsabilidade social.

Outro ponto importante é o impacto positivo nas finanças e na produtividade da empresa. Empresas que investem em auditorias e aplicam as melhorias identificadas tendem a ter menos afastamentos e incidentes, o que reduz os custos associados a acidentes de trabalho, como indemnizações, tratamentos médicos e substituições temporárias de pessoal. Essa estabilidade contribui para uma equipa mais comprometida e produtiva, além de minimizar os custos operacionais.

Principais mudanças esperadas para as auditorias de SST em 2025

Em 2025, as auditorias de segurança do trabalho em Portugal deverão refletir uma série de mudanças que visam aumentar a eficiência, a precisão e a abrangência das inspeções nas empresas. O cenário atual destaca novas regulamentações e adaptações às exigências europeias, com foco na prevenção e na mitigação de riscos no ambiente laboral. Abaixo, exploramos algumas das principais mudanças previstas que impactarão a forma como as empresas se preparam para as auditorias de segurança e saúde no trabalho.

1. Maior rigor na conformidade com as normas de SST

Em 2025, espera-se uma ampliação nas exigências de conformidade com as normas europeias de SST, o que inclui uma fiscalização mais detalhada do cumprimento das diretrizes de segurança estabelecidas pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT). A verificação de cumprimento das normas será mais rigorosa, especialmente nas áreas de risco elevado, como construção civil, indústrias químicas e setores de transporte e logística;
As empresas deverão demonstrar uma aplicação prática dos princípios de prevenção e proteção individual e coletiva, reforçando as medidas de segurança que evitam acidentes e protegem a saúde dos colaboradores.

2. Introdução de auditorias digitais e uso de tecnologia

A digitalização deverá ser um fator crescente nas auditorias de 2025, com o uso de ferramentas digitais para agilizar o processo de inspeção e garantir a precisão dos dados. O objetivo é facilitar o acesso a registos de segurança, monitorização em tempo real e relatórios digitais de saúde e segurança;
Além disso, tecnologias como os sensores de monitorização de ambientes de trabalho (ruído, temperatura, qualidade do ar) poderão ser exigidas em setores com condições de risco elevado, garantindo um ambiente mais seguro e controlado.

3. Foco no bem-estar mental e na ergonomia

O bem-estar mental dos colaboradores e a ergonomia dos postos de trabalho ganharão maior visibilidade nas auditorias de 2025, refletindo as tendências observadas nas diretrizes europeias de segurança e saúde. Estudos têm mostrado o impacto do stress e de condições de trabalho inadequadas na saúde mental e na produtividade dos colaboradores;
As auditorias deverão abordar as condições psicossociais no trabalho, identificando fatores que podem provocar stress, fadiga ou burnout. É esperado que as empresas demonstrem estratégias claras para mitigar esses riscos, como planos de prevenção de doenças ocupacionais relacionadas com o estilo de vida acelerado e medidas ergonómicas para reduzir desconfortos físicos.

4. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental

Em conformidade com as metas de sustentabilidade da União Europeia, as auditorias em Portugal começarão a incluir elementos de segurança do trabalho voltados para a responsabilidade ambiental. As empresas serão incentivadas a adotar práticas de SST que promovam sustentabilidade, como redução de resíduos perigosos, substituição de produtos tóxicos e melhoria das práticas de manuseio e descarte de materiais;
Medidas como a integração de processos de reciclagem e o uso de materiais seguros e sustentáveis nos locais de trabalho podem vir a ser pontos observados nas auditorias, especialmente nos setores industriais.

5. Fortalecimento dos programas de formação e consciencialização

Com o foco crescente na prevenção e na educação em SST, a formação dos colaboradores será mais exigida e monitorizada nas auditorias de 2025. As empresas terão que demonstrar evidências de programas de formação contínua em segurança e de que os funcionários estão capacitados para agir de forma segura e ativa;
Além disso, espera-se que a formação também inclua práticas de primeiros socorros, evacuação e utilização de equipamentos de proteção individual (EPIs) em situações de emergência, assegurando que todos os colaboradores estão preparados para lidar com possíveis situações de risco.

6. Relatórios de conformidade mais rigorosos e transparência

O ACT e outras entidades reguladoras deverão exigir maior transparência nas empresas auditadas, com relatórios de conformidade mais completos e detalhados. O objetivo é garantir que todas as informações sobre segurança e saúde no trabalho sejam claras e acessíveis, facilitando o acompanhamento e a tomada de medidas corretivas;
As auditorias podem também incluir a verificação de sistemas internos de gestão de SST que permitam a rastreabilidade de todas as ações realizadas para o cumprimento das normas e recomendações.

Passos práticos para preparar a empresa para auditorias de SST

1. Realizar uma avaliação inicial de conformidade

O primeiro passo é realizar uma avaliação completa do estado atual da empresa em relação às normas de segurança e saúde no trabalho. Esta avaliação pode ser conduzida internamente por uma equipa especializada de SST ou por uma empresa externa, que trará um olhar imparcial;
Durante esta avaliação, é importante identificar áreas que estão em conformidade e outras que precisam de melhorias, utilizando uma checklist de verificação baseado nas normas e orientações da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT). Este diagnóstico inicial permitirá um panorama completo das práticas e condições de segurança na empresa.

2. Identificar e corrigir lacunas e não-conformidades

Após a avaliação, é crucial mapear todas as lacunas encontradas e desenvolver um plano para corrigi-las. Isso inclui aspetos como a adequação dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), condições de segurança nas áreas de risco, sinalização adequada e a ergonomia dos postos de trabalho;
Para áreas mais complexas ou com um histórico de incidentes, pode ser recomendável a implementação de práticas de inspeção contínua e manutenção preventiva. A correção dessas lacunas deve ser priorizada com base no nível de risco de cada uma, focando primeiro nos pontos críticos para a segurança dos colaboradores.

3. Elaborar e implementar um plano de ação

Com as lacunas identificadas, é necessário desenvolver um plano de ação detalhado, com prazos, responsáveis e recursos para cada ação de melhoria. Este plano deve incluir ações de curto, médio e longo prazo, e deve ser reavaliado regularmente para assegurar que as melhorias estão a ser implementadas conforme o planeado;
Manter uma comunicação clara com toda a equipa envolvida no plano é fundamental, de modo a que todos compreendam as suas responsabilidades e prazos. Este plano de ação será a base para a preparação da auditoria e ajudará a demonstrar, aos auditores, o compromisso da empresa com a segurança e saúde no trabalho.

4. Capacitar e consciencializar os colaboradores

Uma parte essencial da preparação é a formação contínua dos colaboradores. O envolvimento e a consciencialização da equipa garantem que todos vão compreender a importância das normas de segurança e que estarão aptos a segui-las e aplicá-las no seu dia a dia;
Invista em formações específicas sobre a utilização dos EPIs, prevenção de acidentes, ergonomia, e, em áreas mais especializadas, primeiros socorros e procedimentos de evacuação. Estas formações não só ajudam a melhorar a segurança no ambiente de trabalho como também são vistas de forma positiva nas auditorias, mostrando que a empresa valoriza a prevenção e o bem-estar dos seus funcionários.

5. Manter documentação e registos organizados e atualizados

A organização e acessibilidade da documentação é um ponto essencial durante as auditorias. É necessário garantir que todos os documentos de SST – como relatórios de inspeção, fichas de formação, registos de manutenção de equipamentos, análises de risco e registos de incidentes – estão atualizados e bem armazenados;
Considerando a digitalização das auditorias, investir em um sistema de gestão digital de SST pode ser uma ótima opção para facilitar o acesso e a consulta dos registros necessários. Além de facilitar o trabalho dos auditores, os sistemas digitais permitem uma melhor gestão dos prazos de atualização de documentos e ações de segurança.

6. Implementar uma cultura de melhoria contínua em SST

Por fim, preparar-se para auditorias de segurança vai além de cumprir normas em datas específicas: trata-se de criar uma cultura de melhoria contínua em segurança do trabalho. Estabeleça um processo regular de revisão das práticas de segurança, com atualizações nas formações e revisões periódicas das condições do ambiente de trabalho.
Incentivar uma cultura organizacional que valorize a segurança e a saúde, ajuda a empresa a estar sempre preparada para auditorias e a prevenir problemas de segurança de forma contínua. Um ambiente seguro e proativo é a melhor preparação que uma empresa pode ter para garantir o sucesso nas auditorias de segurança do trabalho.

Documentação e registos obrigatórios

A preparação adequada para auditorias de segurança do trabalho em Portugal passa por manter uma documentação organizada e registos obrigatórios que atestem a conformidade da empresa com as normas de Segurança e Saúde no Trabalho (SST). Esses documentos e registos funcionam como evidências essenciais durante as auditorias, demonstrando o cumprimento das obrigações legais e o compromisso da organização com a segurança dos colaboradores.

1. Fichas de avaliação de risco e medidas de controlo

As fichas de avaliação de risco são obrigatórias para documentar os potenciais riscos no local de trabalho, bem como as medidas de controlo implementadas para mitigá-los. Em Portugal, estas fichas devem seguir as orientações da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), abordando riscos físicos, químicos, biológicos, ergonómicos e psicossociais;
Estas avaliações devem ser revistas e atualizadas periodicamente, especialmente quando há mudanças no ambiente de trabalho, novos equipamentos ou processos. As auditorias avaliarão se a empresa documentou adequadamente os riscos e se as medidas preventivas foram implementadas e monitorizadas.

2. Planos de emergência e registos de simulações

Ter um plano de emergência adequado é um requisito legal e uma evidência de preparação para situações de emergência. O plano deve incluir procedimentos para evacuação, primeiros socorros, combate a incêndios e resposta a outros incidentes relevantes. Para além do plano, é obrigatório manter registos das simulações de emergência realizadas, indicando a data, participantes e uma avaliação da eficácia do exercício;
Estes documentos são essenciais durante a auditoria, pois demonstram que a empresa possui uma estratégia robusta para proteger a segurança dos seus trabalhadores em situações de emergência e que os funcionários estão preparados para agir de forma rápida e segura.

3. Registos de formação dos colaboradores

A formação dos colaboradores em segurança do trabalho é uma exigência contínua em Portugal. Manter registos detalhados de todas as formações realizadas, incluindo datas, conteúdos abordados, formadores e colaboradores participantes, é fundamental para demonstrar a conformidade;
Estes registos servem como prova de que os colaboradores estão cientes dos procedimentos de segurança e sabem utilizar adequadamente os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), por exemplo. Estes documentos também podem incluir registos de reciclagens e atualizações obrigatórias de formação, que devem ser feitas em intervalos regulares.

4. Registos de manutenção e inspeção de equipamentos

A manutenção e inspeção periódica dos equipamentos de trabalho são obrigatórias e devem estar documentadas. Registos como relatórios de inspeção, manutenção preventiva, substituição de peças e verificação de segurança dos equipamentos devem estar atualizados e acessíveis;
Em particular, equipamentos que oferecem maior risco, como máquinas industriais, elevadores, caldeiras e sistemas de proteção contra quedas, requerem inspeções regulares para garantir a segurança dos colaboradores. Estes registos são fundamentais para evitar acidentes e provar, durante uma auditoria, que a empresa cumpre com as suas obrigações de manutenção.

5. Fichas de segurança dos produtos químicos

Para empresas que utilizam produtos químicos, a ficha de dados de segurança (FDS) é obrigatória. Estas fichas contêm informações essenciais sobre o manuseamento seguro, armazenamento, riscos associados e procedimentos de emergência em caso de exposição. A ACT exige que estas fichas estejam sempre acessíveis aos colaboradores, especialmente em locais de utilização dos produtos.
A documentação sobre o manuseamento e armazenamento seguro de produtos perigosos deve ser detalhada e seguir as normas REACH (Registo, Avaliação, Autorização e Restrição de Produtos Químicos) da União Europeia. As auditorias verificam se a empresa disponibiliza as fichas de segurança e se foram tomadas as medidas necessárias para minimizar os riscos associados.

6. Registos de acidentes de trabalho e investigação de incidentes

É obrigatório manter registos de todos os acidentes de trabalho e incidentes (mesmo os que não resultam em lesões graves), incluindo uma descrição detalhada do evento, análise das causas e medidas preventivas adotadas para evitar ocorrências futuras.
As auditorias analisam se a empresa possui um sistema eficiente para relatar e investigar acidentes, e se as ações corretivas foram implementadas. Estes registos ajudam a empresa a identificar padrões de risco e a melhorar continuamente as práticas de segurança.

7. Relatórios de auditorias internas e de acompanhamento

Além das auditorias externas, recomenda-se a realização de auditorias internas periódicas, cujos relatórios devem ser mantidos como documentação obrigatória. Estes relatórios detalham a avaliação interna da conformidade com as normas de SST e servem como referência para auditorias externas, demonstrando o compromisso contínuo da empresa com a melhoria e a prevenção;
Estes documentos também podem incluir planos de ação desenvolvidos a partir das conclusões das auditorias internas, evidenciando o seguimento das recomendações e correções.

8. Registos de implementação de medidas de prevenção e corretivas

Qualquer medida de prevenção ou correção implementada para melhorar a segurança no local de trabalho deve ser documentada. Estes registos são essenciais para demonstrar que a empresa está atenta às melhorias e age de acordo com as recomendações das auditorias ou inspeções anteriores;
Incluem ações como melhorias na ventilação, instalação de barreiras de segurança, aquisição de novos EPIs, entre outras medidas que reduzem os riscos no ambiente de trabalho.

Benefícios de contar com o apoio de empresas especializadas, como a Seepmed

Preparar uma empresa para auditorias de segurança no trabalho exige tempo, conhecimento técnico e uma gestão rigorosa para assegurar que todos os requisitos legais estão a ser cumpridos. Empresas especializadas, como a Seepmed, que atuam na área de segurança e saúde no trabalho, oferecem um suporte abrangente e especializado que facilita esse processo e garante que a organização está em total conformidade. A seguir, exploramos os principais benefícios de recorrer a esses especialistas para a preparação e gestão das exigências de segurança no trabalho.

1. Conhecimento atualizado das normas e regulamentações

A legislação de SST em Portugal é extensa e está em constante atualização, com novas exigências que impactam diretamente as operações das empresas. Empresas especializadas, como a Seepmed, mantêm-se sempre atualizadas com as mudanças na legislação e nas melhores práticas, garantindo que os serviços prestados estão alinhados com as normas vigentes, incluindo as orientações da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) e da União Europeia;
Esse conhecimento especializado ajuda a empresa a evitar multas e penalizações que poderiam surgir de um desconhecimento ou descumprimento das regulamentações, além de garantir um ambiente de trabalho seguro para todos os colaboradores.

2. Avaliação técnica e diagnóstico preciso

Contar com especialistas permite uma avaliação detalhada das condições de segurança do trabalho. A Seepmed, por exemplo, oferece serviços de diagnóstico e avaliação de riscos personalizados, identificando potenciais problemas e áreas que requerem intervenção;
Este diagnóstico técnico ajuda a empresa a antecipar-se a possíveis não conformidades, através de uma análise minuciosa que aborda desde os riscos físicos e ergonómicos até os psicossociais. Dessa forma, a empresa pode agir de forma proativa, eliminando falhas antes que elas se tornem problemas maiores.

3. Implementação de medidas de prevenção e soluções personalizadas

Cada empresa tem características e necessidades específicas, dependendo do setor em que atua, do ambiente de trabalho e do perfil dos seus colaboradores. Empresas especializadas como a Seepmed adaptam os seus serviços de SST às particularidades de cada cliente, oferecendo soluções personalizadas que atendem às necessidades específicas de segurança;
Com a experiência de profissionais capacitados, as empresas podem implementar medidas de prevenção mais eficazes e personalizadas, garantindo que o ambiente de trabalho está otimizado para o bem-estar dos trabalhadores e em conformidade com os requisitos legais.

4. Eficiência e economia de tempo

Preparar-se para uma auditoria de SST exige um investimento significativo de tempo, especialmente para empresas que não têm um departamento de segurança interno. A Seepmed facilita esse processo, assumindo a responsabilidade pela gestão da documentação, registos, formação dos colaboradores e coordenação das ações corretivas;
Este apoio permite que a empresa concentre os seus recursos nas suas atividades principais, enquanto os especialistas cuidam das exigências legais e técnicas da SST, poupando tempo e minimizando o esforço administrativo envolvido no processo.

5. Formação contínua e consciencialização dos colaboradores

Empresas especializadas oferecem programas de formação contínua, indispensáveis para o desenvolvimento de uma cultura de segurança no trabalho. A Seepmed, por exemplo, disponibiliza formações específicas sobre uso de EPIs, prevenção de acidentes, gestão de stress e outros tópicos relevantes para a SST;
Estas formações não só cumprem os requisitos legais como também capacitam os colaboradores, aumentando a sua consciência sobre a importância da segurança e reduzindo a probabilidade de acidentes. Uma equipa bem-formada e consciente torna o ambiente de trabalho mais seguro e contribui para o sucesso das auditorias.

6. Apoio na implementação de medidas corretivas e auditorias internas

Em caso de não conformidades, a Seepmed apoia as empresas na implementação das medidas corretivas necessárias, oferecendo um plano de ação que facilita o cumprimento das recomendações das auditorias. Além disso, pode realizar auditorias internas periódicas, permitindo que a empresa se antecipe a possíveis problemas e mantenha uma cultura de melhoria contínua;
Estas auditorias internas também são uma excelente preparação para as inspeções oficiais, ajudando a empresa a identificar e corrigir falhas antes da auditoria final e garantindo uma conformidade constante com as normas de SST.

7. Redução de riscos e melhoria na imagem da empresa

Contar com o apoio de uma empresa especializada em SST é também uma medida para reforçar a imagem da organização. Ao mostrar um compromisso sólido com a segurança e o bem-estar dos colaboradores, a empresa promove uma cultura de responsabilidade social, o que pode beneficiar a sua reputação e melhorar a confiança dos colaboradores, clientes e parceiros;
Além disso, a implementação de medidas de segurança adequadas reduz a probabilidade de acidentes e afastamentos, trazendo benefícios financeiros ao minimizar os custos relacionados a acidentes de trabalho, como indemnizações e interrupções nas operações.

8. Suporte em auditorias oficiais e atendimento a exigências da ACT

No momento das auditorias oficiais, contar com uma empresa como a Seepmed pode ser um diferencial importante. Os especialistas da Seepmed estão familiarizados com o processo de auditoria e sabem exatamente o que os auditores procuram, ajudando a empresa a cumprir os requisitos de forma organizada e a apresentar as informações de forma clara e estruturada;
Este apoio é fundamental para responder rapidamente a exigências da ACT e assegurar que a empresa atenda a todas as especificações legais, reduzindo o risco de penalizações e promovendo uma auditoria sem problemas.

Conclusão

Em suma, as auditorias de segurança no trabalho em Portugal representam um elemento essencial para a conformidade com a legislação de SST e para a promoção de um ambiente laboral seguro. Com as mudanças previstas para 2025, como o aumento do rigor na fiscalização, a integração de tecnologia e o foco crescente na saúde mental e na sustentabilidade, torna-se imperativo que as empresas se preparem adequadamente para responder a essas exigências.

Contar com o apoio de uma empresa especializada, como a Seepmed, oferece uma vantagem significativa, facilitando a adaptação às novas regulamentações e a implementação de melhorias contínuas. Além de contribuir para a segurança dos colaboradores e evitar penalizações, esse suporte especializado permite que a organização mantenha uma imagem positiva e responsável, valorizando o bem-estar dos seus profissionais e demonstrando um compromisso sólido com a responsabilidade social.